Ratgeber: Trennungsgespräche richtig führen

Trennungsgespräche zu führen, gehört zu den schwierigsten Aufgaben, die Führungskräfte und Personalverantwortliche im Laufe ihrer Karriere übernehmen müssen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Voraussetzungen für ein gutes Trennungsgespräch erfüllt sein müssen und warum sich eine wertschätzende und faire Trennungskultur auszahlt.

Einem Mitarbeiter die Botschaft von der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu überbringen ist nie einfach. Vielen Führungskräften fällt es sehr schwer, Trennungsgespräche zu führen. Einerseits hat dies mit der hohen Emotionalität der Gespräche und teilweise mit der eigenen Betroffenheit zu tun. Andererseits sind aber schlichtweg mangelnde Erfahrung und Vorbereitung dafür verantwortlich.

Wenngleich es Fortschritte in Unternehmen gibt, werden auch heute noch unzählige Führungskräfte im Vorfeld nicht auf diese Art von Gesprächen vorbereitet. Im ungünstigsten Fall hören junge Führungskräfte einmalig am Anfang ihrer Karriere davon, dass Trennungsgespräche Teil ihres Tätigkeitsspektrums sind. Eine detaillierte Vorbereitung auf das Führen von Trennungsgesprächen oder gar ein professionelles Training haben viele Führungskräfte nicht als Rüstzeug im Gepäck. Dabei ist gerade eine detaillierte Vorbereitung einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein professionelles Trennungsgespräch.

Vorbereitung ist das A und O eines guten Trennungsgesprächs

Trennungsgespräche sind hochgradig individuell. Einen „typischen“ Verlauf eines Trennungsgesprächs gibt es nicht. Umso wichtiger ist die Vorbereitung. Diese fängt bereits bei den äußeren Rahmenbedingungen eines Trennungsgesprächs an: Die Eignung und Verfügbarkeit der Räumlichkeiten gilt es ebenso zu prüfen wie ausreichend Zeit eingeplant werden sollte. Zentral ist es auch im Vorfeld zu klären, wer das Trennungsgespräch führt. Dabei gilt: Trennungsgespräche sind – ebenso wie Einstellungsgespräche – Aufgabe der Führungskraft. In der Regel sollten die direkten Vorgesetzten die Trennungsbotschaft überbringen. Wer neben der Führungskraft weiterhin am Gespräch teilnimmt, ist unterschiedlich. In den meisten Fällen ist dies ein verantwortlicher Mitarbeiter der Personalabteilung. Häufig kann es sich auch um den Vorgesetzten der Führungskraft oder die Geschäftsführung handeln.

Tipp: Alle Beteiligten sollten sich im Vorfeld bewusst machen, dass das Trennungsgespräch zwar das schwierigste Gespräch ist, das eine Führungskraft führen kann – dennoch befinden sie sich nicht in der schwierigsten Situation unter allen Gesprächsteilnehmern im Raum. 

So können sich Führungskräfte optimal auf Trennungsgespräche vorbereiten 

Übung macht bekanntlich den Meister. Das gilt auch für Trennungsgespräche. Da die Gespräche selbst der Ernstfall sind, an dem nicht geübt werden sollte, müssen Führungskräfte andere Wege finden, um sich mit dieser Situation vertraut zu machen. Für diesen Zweck gibt es beispielsweise Workshops, die Mühlenhoff anbietet. Alternativ können auch Rollenspiele dazu dienen, sich in einem geschützten Rahmen mit der Aufgabe vertraut zu machen. Dabei lohnt es sich auch, die Rollen zu tauschen und die Position desjenigen einzunehmen, der die Botschaft von der Kündigung erhält. Nicht zuletzt helfen Checklisten in der Vorbereitungsphase dabei, alle wichtigen Punkte zu beachten. 

Zur optimalen Vorbereitung gehört weiterhin, sich mit der Botschaft des Trennungsgesprächs bestens vertraut zu machen, die Aufhebungsvereinbarung oder ggf. das angebotene Abfindungspaket genau zu kennen. Werden mehrere Gespräche am Tag geführt, muss man sich Zeit für die Vorbereitung jedes einzelnen Gesprächs einplanen. Eine Führungskraft muss im Übrigen selbst dann ihre Rolle im Trennungsgespräch erfüllen können, wenn sie nicht hinter der Entscheidung steht. 
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Über den Umgang mit Emotionalität 

Die meisten Mitarbeiter reagieren auf die Trennungsbotschaft mit starken Gefühlen. Selbst vollständige emotionale Zusammenbrüche sind im Spektrum des Möglichen. Die oberste Regel dabei lautet, stets die Ruhe zu bewahren. Auch eine noch so gute Vorbereitung kann hier an ihre Grenzen stoßen. Denn oft erfährt man im Rahmen von Trennungsgesprächen von privaten Umständen, von denen man nichts wissen konnte oder deren emotionale Bedeutung für die Person nicht abschätzbar war. 

„Ein Rat für alle Führungskräfte: Halten Sie bei jedem Trennungsgespräch eine Packung Taschentücher bereit.“

Beim Umgang mit Emotionen ist es ratsam, dem betroffenen Mitarbeiter den Raum und die Zeit zu geben, seine Gedanken und seine Gefühle zu sortieren. Viele unserer Kunden nutzen hierfür das Format der Auffanggespräche mit unseren Beratern als neutralen Gesprächspartnern. 

Auch Aggressivität und Bedrohungen sind in diesem Zusammenhang ein wichtiges Thema. In extremen Situationen kann es sinnvoll sein, den Sicherheitsdienst zu Hilfe zu rufen. In der Vorbereitungsphase können solche Überlegungen ebenfalls eine Rolle spielen, indem man beispielsweise darauf achtet, dass keine gefährlichen Gegenstände im Raum herumliegen.

Drei Eckpunkte für ein gutes Trennungsgespräch

Es gibt zahlreiche Elemente und Faktoren, die eine gute Trennungskultur insgesamt ausmachen. Wenn es um das Trennungsgespräch als solches geht, lassen sich vor allem drei Eckpunkte nennen, die ein gutes Trennungsgespräch auszeichnen.

Erstens: Fairness

Die faire Gestaltung des gesamten Trennungsprozesses ist ein Muss. Zur Fairness gehört es beispielsweise, die Botschaft der Trennung schnell und eindeutig zu übermitteln. Smalltalk gehört nicht in ein Trennungsgespräch. Genauso wenig wie die Emotionalität des Übermittlers der Botschaft. Fairness drückt sich auch dadurch aus, dass das Unternehmen ein faires und nach vorn gerichtetes Trennungspaket konzipiert. Dieses besteht im Idealfall aus den folgenden Komponenten: einer Abfindung, einer Freistellungszeit und einer Outplacementberatung. Generell gilt: Je fairer der Umgang mit dem Mitarbeiter im Trennungsprozess, desto seltener wird es zu einem Arbeitsgerichtsprozess kommen. 

Zweitens: Klarheit

Klarheit ist in allen Phasen eines Trennungsgesprächs unabdingbar. Allen voran muss die Trennungsbotschaft klar und unmissverständlich formuliert werden. Gleiches gilt für das Datum, zu wann die Trennung ausgesprochen wird und ob und zu welchem Zeitpunkt eine mögliche Freistellung greift. Speziell, wenn eine Freistellung unmittelbar an das Gespräch geplant ist, müssen die nächsten Schritte im Anschluss an das Gespräch sehr klar formuliert und strukturiert sein. Handelt es sich gleichzeitig um das Kündigungsgespräch, ist die Übergabe der formal richtigen Kündigung in Schriftform (vor Zeugen oder gegen Unterschrift) ein weiteres Detail, um für Rechtssicherheit zu sorgen.

Drittens: Wertschätzung

Wertschätzung sollte idealerweise immer ein zentrales Leitmotiv der Unternehmenskultur sein. Diese sollte sich daher auch im Trennungsgespräch widerspiegeln. Für den Betroffenen handelt es sich bei einem Trennungsgespräch um eines der einschneidendsten Erlebnisse überhaupt. Daher sollte seitens Führungskraft und HR alles getan werden, um das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters so wenig als möglich zu erschüttern. Daher gilt es im Vorfeld sehr genau herauszuarbeiten, was als Trennungsgrund übermittelt wird. Ein Blick in Arbeitgeberbewertungsportale zeigt zu diesem Punkt sehr deutlich, dass viele Unternehmen hier noch Nachholbedarf haben. Dass eine wertschätzende Trennungskultur sich unmittelbar auf die Arbeitgebermarke auswirkt, ist heute längst kein Geheimnis mehr. Zudem gilt: Auch in mangelnder Vorbereitung drückt sich mangelnde Wertschätzung aus.
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Erfahrungsbericht:

Was passiert, wenn die Trennungsbotschaft nicht klar ausgesprochen wird, berichtete einmal eine Führungskraft im Rahmen eines Workshops. Aus Angst, die Wahrheit in Worte zu fassen, sprach sie die eigentliche Botschaft nur sehr verklausuliert aus.  Das Gespräch verlief ruhig und die Führungskraft brachte ihren Dank und ihre Wertschätzung für die Arbeit des Mitarbeiters in den höchsten Tönen zum Ausdruck. Das Fatale: Bei dem betroffenen Mitarbeiter ist eine völlig andere Botschaft angekommen. Aus Sicht des Mitarbeiters gab es keine Trennungsbotschaft, sondern eine Gehaltserhöhung.

Nachbereitung ist mindestens so wichtig wie Vorbereitung

Mindestens ebenso wichtig wie eine ausreichende Vorbereitung ist die Nachbereitung von Trennungsgesprächen. Dieses Thema ist nicht nur für Führungskräfte relevant. Insbesondere wenn sich Unternehmen im größeren Stil von Mitarbeitern trennen und auch Mitarbeiter der Personalabteilung die Trennungsgespräche führen müssen, ist ein Reflexionsangebot im Nachgang von großer Bedeutung. Denn häufig sind es dann jüngere Mitarbeiter, die viele Trennungsgespräche in sehr kurzer Zeit durchführen müssen. Wenn es im Anschluss daran keine Zeit zur Reflexion gibt, nehmen diese Mitarbeiter alle Emotionen und unverarbeiteten Eindrücke mit nach Hause. 

Nach dem Trennungsgespräch

Mit welchem Gefühl ein Mitarbeiter das Trennungsgespräch verlässt, hängt auch damit zusammen, wie das Gespräch beendet wird. Ein Gefühl von Sicherheit wird beispielsweise dadurch vermittelt, wenn am Ende erklärt wird, welche Optionen es für die Zeit danach gibt. Wenn jemand am Ende nicht mit den sprichwörtlich leeren Händen dasteht, fallen die nächsten Schritte automatisch leichter. Üblicherweise erklären die Mitarbeiter der Personalabteilung, welches die nächsten Schritte sind, welche Termine anstehen und wie der Fahrplan für die kommenden Wochen aussieht. 

Es gehört zur Sorgfaltspflicht eines Arbeitgebers zu klären, wie es für den Mitarbeiter nach einem Trennungsgespräch weitergeht. Wie hat er die Botschaft verkraftet? In welcher emotionalen Verfassung befindet er sich? Kommt er sicher nach Hause? Gibt es eine Person seines Vertrauens, die er erreichen kann? In Situationen wie diesen ist die Fähigkeit zuzuhören und Empathie entscheidend.

In diesem Zusammenhang ist auch die „Logistik“ von Bedeutung: Es muss klar sein, was direkt nach dem Gespräch passiert. Wie mit dieser Situation umgegangen wird, ist eine Frage der Trennungskultur in einem Unternehmen ganz allgemein. Wie verläuft die Verabschiedung des Kollegen? Erfolgt eine unmittelbare Freistellung? Teilt der Mitarbeiter das Büro mit anderen? Hat der Mitarbeiter nach dem Gespräch noch Zugriff auf sensible Daten?
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Exkurs: Wie Trennungsgespräche sich während der Pandemie verändert haben 

Vor allem während der Pandemie haben sich Trennungsgespräche grundlegend verändert. Allein, weil sich die Gespräche ins Virtuelle verlagert haben, ist eine andere Vorbereitung nötig. Dazu gehört allen voran die Prüfung der technischen Möglichkeiten. Sowohl der Raum als auch das Setting müssen entsprechend angepasst sein. Führungskräfte, die im Homeoffice arbeiten, sollten auf die Wahl des Raumes und mögliche Störquelle achten. 

Diese Überlegungen treffen zum Teil auch auf den Gesprächspartner zu. Es muss sichergestellt sein, dass auch der betroffene Mitarbeiter über die technischen Möglichkeiten verfügt und diese beherrscht. Zudem muss kommuniziert werden, um welche Art des Gesprächs es sich handelt, ohne den konkreten Inhalt vorwegzunehmen. 

Auch wenn Trennungsgespräche mit der entsprechenden Vorbereitung virtuell organisiert werden können, ist es doch ratsam – sofern es möglich ist – diese im Rahmen eines persönlichen Treffens durchzuführen.
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Fazit: Warum sich eine faire und wertschätzende Trennungskultur am Ende stets auszahlt

Es gibt viele gute Gründe, die für eine faire und wertschätzende Trennungskultur sprechen: angefangen bei der Vermeidung von Arbeitsgerichtsprozessen, über die Pflege einer guten Unternehmenskultur, bis hin zum Aufbau und Erhalt einer positiven Arbeitgebermarke. Dabei spielt es keine Rolle, ob Unternehmen ihre Employer Brand bewusst gestalten oder nicht. Eine schlechte Bewertung auf Online-Portalen wie „Kununu“ hat direkte Auswirkung auf das Recruiting. 

Bei jedem Trennungsprozess gibt es viele verschiedene Stakeholder. Auch die im Unternehmen verbleibenden Kollegen zählen dazu. Jede Kündigung zieht Kreise im Unternehmen. Die Art und Weise wie Trennungsgespräche geführt werden, wirkt sich auf die Arbeitsmoral und Motivation aller Mitarbeiter aus, die im Unternehmen bleiben. All das führt zu einem hohen Anspruch an die Führungskraft, die die Trennungsgespräche führt. Ein Arbeitgeber sollte seine Führungskräfte darum bestmöglich auf diese Situation vorbereiten.
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Checkliste: Handlungsempfehlungen und Tipps für Trennungsgespräche

Wenn Sie die Rahmenbedingungen für ein Trennungsgespräch definieren, haben Sie folgende Punkte im Blick: 

  • Haben alle am Gespräch Beteiligten Zeit?
  • Kontrollieren Sie die Urlaubszeiten aller Kollegen. 
  • Sind alle Beteiligten da?
  • Sind die Räumlichkeiten verfügbar? 
  • Formulieren Sie die Einladung neutral („Personalgespräch“). 
  • Sind die Rollen klar verteilt?
  • Achten Sie intern auf eine klare Kommunikation.
  • Kein Small Talk beim Gespräch: Klären Sie zügig, worum es geht.
  • Warten Sie nicht zu lange mit dem Aussprechen der Botschaft.
  • Sprechen Sie die Kündigung klar aus.
  • Planen Sie Zeit zum Zuhören ein.
  • Rechtfertigen Sie die Kündigung nicht.
  • Führen Sie keine Diskussion über den Kündigungsgrund.
  • Wiederholen Sie im Zweifelsfall die Botschaft.
  • Geben Sie eine Perspektive.
  • Kommunizieren Sie den Fahrplan für die kommende Zeit.
  • Machen Sie das Gesprächsende klar.

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Autor und Ansprechpartner:

Alexander Emde | Head of Operations
alexander.emde@muehlenhoff.com